Den ny markedssituation

De fleste virksomheder oplever i dag, at konkurrencen i markedet er hårdere end nogensinde. Når det gælder varesalg bliver marginalerne bliver mindre og mindre, i høj grad presset af mange udbydere af samme produkter, ofte via internettet, mens servicefagene bliver presset af billig arbejdskraft fra udlandet. Alligevel forventer kunderne professionel betjening, høj service og god kvalitet, og såfremt disse ting ikke er i orden, bliver virksomheden omgående straffet med dårlige forbrugeranmeldelser på nettet via portaler som f.eks. Trustpilot. Der skal ikke mange fejl til før virksomheden, fortjent eller ufortjent, har fået et dårligt image i markedet, og det tager rigtig lang tid at rette op på dette igen.

Så hvad kan virksomheden gøre for at imødegå den stigende konkurrence? Det korte svar på dette er målbarhed, effektivitet og korrigerende handlinger.

Målbarhed

Den allervigtigste opgave i enhver virksomhed er at vi måler den. Alle de vigtige funktioner skal måles. Hvis vi ikke måler funktionerne, ved vi ikke om virksomheden bliver bedre og bedre eller dårligere og dårligere, eller om vi bare har status quo. Hvis vi ikke måler virksomheden, giver det heller ikke mening at opstille mål, for vi ved reelt ikke om målene nås. Når vi skal måle virksomheden, er det altafgørende at have effektive systemer til at opsamle og behandle data, og netop her kommer et effektivt ERP system til sin ret. Lidt fejlagtigt bliver et ERP system også kaldt et økonomisystem eller et regnskabsprogram, og selvfølgelig er de økonomiske nøgletal også rigtig vigtige at måle, men lige så vigtigt er det at måle og styre alle de processer som skaber omsætningen, og det er her hvor et effektivt ERP system er vigtigt. ERP står for ”Enterprise Resource Planning” og det er netop måling, styring og planlægning af alle virksomhedens ressourcer som er vigtige.

Effektivitet

Når virksomheden har et effektivt ERP system, skal der opsættes en række KPI’er (Key Performance Indicator) og dermed en række målpunkter. ERP systemet, som nu opsamler data, kan herefter løbende fortælle hvordan de enkelte områder performer, og fortælle om de enkelte processer lever op til de mål, der er sat. Områder som ERP systemet typisk overvåger i virksomhederne er:

  • Timeforbrug
    Hvad bruges tiden til? Er der spildtid og hvad er årsagen?
  • Vareflow
    Hvordan er varens flow igennem virksomheden fra bestilling hos leverandøren til afsendelse til kunden. Hvor lang tid tager de forskellige processer? Kan tiden nedsættes?
  • Ekspeditionstid
    Hvor lang tid tager det at ekspedere en kunde/ordre? Hvor lang tid tager de forskellige processer og kan tiden nedsættes?
  • Arbejdstid
    Hvor lang tid tager det at udføre bestemte opgaver? Er der spildtid?
  • Kvalitet Hvor mange fejl laver vi? Er det altid de samme fejl?

Så snart man kar opsat KPI’erne og er begyndt at måle på disse, bliver det også muligt at benchmarke sig op imod andre virksomheder, og dermed få et input til hvilke forbedringspotentialer der er.

Korrigerende handlinger

Når ERP systemet er sat op til at måle alle de relevante områder, og de ønskede KPI’er er defineret, vil det være synligt hvor virksomheden kan forbedre sig, og hvor effektiviteten ikke er god nok. Ofte er det processer, der skal laves om, eller det er manuelle rutiner, der skal automatiseres. De nødvendige korrigerende handlinger kan nu iværksættes, og så snart de er implementeret, vil ERP systemet omgående fortælle om de nye processer resulterede i det ønskede resultat.

Denne cyklus hvor en proces eller et område forbedres, hvorefter vi måler om resultatet blev bedre for derefter at optimere processen yderligere, vil være en løbende opgave for ledelsen, som man i princippet aldrig bliver færdig med. Der vil altid være processer, der kan forbedres eller bør ændres, alene af den grund at markedet hele tiden ændrer sig og derfor kræver at virksomheden tilpasser sig tilsvarende.

Hvilket økonomisystem/ERP system skal jeg vælge?

Der findes i dag en lang række økonomisystemer, som slår på at de er billige at komme i gang med, og hvis virksomheden blot ude efter at kunne udskrive fakturaer og lave simpel bogføring, så er disse systemer udmærkede. Tilsvarende findes der også store og kostbare løsninger, som kan løse alle aspekter af Enterprise Ressource Planning i store koncerner, men problemet med disse systemer er at de ofte er dyre at komme i gang med, ligesom fleksibiliteten er lille.

Men er man ude efter et fleksibelt ERP system, som virksomheden kan vokse med, og som kan tilpasses virksomhedens behov til en fornuftig pris, så er udvalget straks mindre. Hos NaviTech har vi mere end 14 års erfaring med ERP systemer, og vi følger hele tiden med i, hvad der er den bedste løsning. Efter vores bedste overbevisning, så er den bedste løsning i dag Microsoft Dynamics NAV, det der oprindeligt hed Navision. Microsoft Dynamics NAV er efterhånden en industristandard indenfor ERP systemer og har mere end 1 mio. brugere. Efter at Microsoft har introduceret SPLA licensformen hvor man lejer ERP systemet på månedsbasis, er det nu muligt at komme i gang for kun kr. 495,-/måned.

Microsoft Dynamics NAV indeholder alt indenfor Enterprise Resource Planning herunder bl.a.:

  • Finans
  • Debitor
  • Kreditor
  • Anlæg
  • Produktion
  • Time-/sagsstyring
  • Lagerstyring med tilhørende lagerprocesser
  • Projektstyring med igangværende arbejder
  • Webintegration
  • Business Intelligence

Vi anbefaler vore kunder at benytte den seneste version af Microsoft Dynamics NAV, som hedder Microsoft Dynamics NAV 2017 og integrerer med Microsoft Office og Microsoft Office365

Klik her for at blive ringet op af en af vore konsulenter eller ring til os på 70262126 for yderligere information